Management Assistant (Johnson & Johnson - internshi...

Functie

DOEL

Het verrichten van diverse administratieve en logistieke taken ter ondersteuning van het departement en/of management.

HOOFDACTIVITEITEN

Verleent algemene administratieve en logistieke ondersteuning zoals:

-- houdt de agenda(`s) bij

-- organiseert interne en externe departementsvergaderingen of activiteiten met interne en/of externe deelnemers (contactnamen, locaties, uitnodigingen, ...) en assisteert indien nodig de opstart van vergaderingen

-- boekt (op basis van specifieke richtlijnen) reizen

-- verzorgt de inschrijvingen voor opleidingen, conferenties, ...

-- assisteert in het beheer en/of opmaak van de sharepoint & PPT's van het departement

-- plaatst departement gerelateerde bestellingen en volgt op

-- onderhoudt diverse bestanden voor het departement of treedt op als systeemexpert voor 1 of meerdere systemen

-- verzamelt gegevens en stelt dossiers samen

-- stelt meertalige communicaties op (intern & extern)

-- maakt vertalingen of kijkt vertaalopdrachten na

-- bewaakt de goede werking van kantoorapparatuur

-- ondersteunt mee de opstart van nieuwe medewerkers (desktop, bureau, badge, ...)

Verzorgt de communicatie voor de managers en medewerkers van het departement:

-- verzorgt de briefwisseling en staat in voor koeriersopdrachten

-- beantwoordt de telefoon en behandelt vragen van interne en externe partijen

-- stelt (op basis van specifieke richtlijnen) documenten op of past ze aan naar inhoud of layout

-- houdt klassementen bij en archiveert volgens de geldende procedures

-- ontvangt en begeleidt bezoekers

De ondersteuning van de financiële administratie van het departement:

-- stelt onkostennota's op

-- volgt contractadministratie op

-- volgt bestellingen op

Neemt als actief teamlid deel aan projecten, departementele werkgroepen en/of comités ter optimalisatie van processen binnen de organisatie

Blijft op de hoogte van de ontwikkelingen in de job en neemt het ownership op voor zijn/haar eigen ontwikkeling en eigen trainingsplan

Bedrijfsprofiel:

Caring for the world, one person at a time, inspires and unites the people of Johnson & Johnson. We embrace innovation-bringing ideas, products and services to life to advance the health and well-being of people around the world. We believe in collaboration which has led to breakthrough after breakthrough, from medical miracles that have changed lives, to the simple consumer products that make every day a little better. Our over 125,000 employees in 60 countries are united in a common mission: To help people everywhere live longer, healthier, happier lives.

Jouw profiel

- Nauwkeurig

- Teamplayer

- Flexibel

- Hands-on

- Plichtsbewust

- Service-minded

- Meertalig

Beschikbaarheid

- Periode: tussen jan - juni 2024 (minimaal 12 weken)

- Alle kandidaten worden uitgenodigd voor virtuele interviews met potentiële stagebegeleiders in het tweede deel van oktober. De exacte datum wordt later nog gecommuniceerd.

- Locatie: Posities vrij in Beerse of Geel

De kandidaat moet een geregistreerde student zijn voor de gehele duur van de stage. Helaas komen afgestudeerden die momenteel niet zijn ingeschreven voor een opleiding niet in aanmerking voor deze stage.

Vergoeding: een dagvergoeding van € 20 per gewerkte stagedag. Indien je geïnteresseerd bent om te solliciteren voor deze uitdagende stage, stuur dan een e-mail naar RA-RNDBE-InternBelg@ITS.JNJ.com, samen met je cv en een korte motivatie. Note: AN INTERNSHIP CAN ONLY START IF YOUR SCHOOL AGREES TO SIGN THE STANDARDIZED INTERNSHIP CONTRACT OF Johnson and Johnson Belgium. We cannot accept external contracts from the schools. Please, check this with your school BEFORE applying for an internship position. This way we can avoid an unfortunate cancellation of your internship later on in the hiring process due to this resolutive resolution. For more info: ra-rndbe-internbelg@its.jnj.com.

• Personen onthalen en hun vraag identificeren

Aanbod

Vergoeding: een dagvergoeding van € 20 per gewerkte stagedag.

Indien je geïnteresseerd bent om te solliciteren voor deze uitdagende stage, stuur dan een e-mail naar RA-RNDBE-InternBelg@ITS.JNJ.com, samen met je cv en een korte motivatie.

Note: AN INTERNSHIP CAN ONLY START IF YOUR SCHOOL AGREES TO SIGN THE STANDARDIZED INTERNSHIP CONTRACT OF Johnson and Johnson Belgium. We cannot accept external contracts from the schools. Please, check this with your school BEFORE applying for an internship position. This way we can avoid an unfortunate cancellation of your internship later on in the hiring process due to this resolutive resolution. For more info: ra-rndbe-internbelg@its.jnj.com.